Obligación de conservar la documentación del negocio
Dicha obligación subsiste en caso de cese en el ejercicio de la actividad empresarial, transmitiéndose a los herederos en el supuesto de fallecimiento del empresario y recae sobre los liquidadores en caso de disolución de sociedades.
Cada uno de los asientos de las operaciones subrogadas en el libro diario, y cada una de las anotaciones en los registros auxiliares, debería estar soportado en un documento que lo justifique.
Entre los documentos que es necesario conservar distinguimos los siguientes:
- Documentos emitidos por la propia empresa:
- copias de las facturas (emitidas)
- copias de los recibos de nóminas
- ejemplares para la empresa de los impresos de liquidación periódica de seguridad social e impuestos
- justificantes de desplazamientos del personal
- cuadros de cálculo de riesgos probables, de insolvencias de deudores, de depreciación del inmovilizado, de determinación de costes de productos, de ajustes por imputación de resultados entre dos ejercicios, etc.
- correspondencia, télex y fax enviados
- etc.
- Documentos procedentes de terceros:
- escrituras públicas
- contratos intervenidos por fedatario mercantil
- contratos privados
- facturas (recibidas)
- justificantes y extractos bancarios
- correspondencia, télex y fax recibidos
- etc.
Fiscalmente, se exige la conservación de las facturas recibidas, los justificantes contables y los duplicados de las facturas emitidas durante el período de prescripción del impuesto del que han constituido documentos formales para su liquidación.
