Las cuentas anuales y la responsabilidad de los administradores

Las cuentas anuales deben formularse por los administradores antes del 31 de marzo (3 meses desde el cierre del ejercicio ) y ser aprobadas por la Junta General de Socios antes del 30 de junio (6 meses desde el cierre de ejercicio). No obstante, hasta ese momento los administradores de la sociedad deben tomar decisiones y tener presente sus obligaciones, ya que en determinadas circunstancias pueden derivarse responsabilidades a los administradores/socios de una sociedad por la mala gestión realizada por éstos, como por ejemplo, en el caso de pérdidas acumuladas de la empresa o en los supuestos de concurso de acreedores.

Como ya sabrán los administradores de la sociedad están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, que si no se estipula otra fecha en los estatutos de la sociedad termina el 31 de diciembre de cada año.

También dentro de sus obligaciones está el convocar la junta general ordinaria en los seis primeros meses de cada ejercicio -normalmente antes de finalizar el mes de junio-, para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, censurar la gestión social y resolver sobre la aplicación del resultado.

Una vez formuladas, dentro de los seis meses posteriores al cierre, dichas cuentas tienen que ser sometidas a la aprobación por parte de la junta general de las empresas y es obligación de las empresas darle publicidad a las cuentas anuales, mediante el depósito en el registro mercantil, en el que esté inscrita la sociedad.

Responsabilidades de los administradores en la elaboración de las cuentas anuales

El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas, dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad, mientras el incumplimiento persista. Además, el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas, puede dar lugar a la imposición a la sociedad, de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el ICAC según la dimensión de la sociedad infractora, así como a la pérdida de la responsabilidad limitada de la sociedad, contra el órgano de administración. El sujeto pasivo de la sanción administrativa es la propia sociedad y no los administradores, como podría suponerse, habida cuenta de que son aquéllos los obligados a depositar las cuentas. El plazo de prescripción de las infracciones es de tres años. El cómputo del plazo de prescripción de la multa (que no del cierre registral) debe entenderse que comienza al día siguiente del transcurso del mes para el depósito de los administradores de las cuentas anuales.

La alteración “significativa” de las cuentas anuales que supongan una modificación de la realidad patrimonial de la sociedad, en perjuicio de la propia sociedad o de terceros, pueden derivar en penas privativas de libertad y multa para los administradores según tipifica el código penal en su artículo 290.

Decisiones en el cierre del ejercicio

No obstante, hasta ese momento los administradores de la sociedad deben tomar decisiones y tener presente sus obligaciones en el cierre del ejercicio, ya que en determinadas circunstancias pueden derivarse responsabilidades a los administradores/socios de una sociedad por la mala gestión realizada por éstos, como por ejemplo, en el caso de pérdidas acumuladas de la empresa o en los supuestos de concurso de acreedores.

Por tanto, junto a la responsabilidad por daños, anteriormente expuesta, la normativa societaria contempla la responsabilidad de los administradores motivada por el incumplimiento de determinadas obligaciones legales asociadas a los supuestos en que la sociedad está incursa en causa de disolución.

La Ley de Sociedades de Capital (LSC) en su artículo 236,  establece los presupuestos de dicha responsabilidad al disponer que: “Los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo, siempre y cuando haya intervenido dolo o culpa. La culpabilidad se presumirá, salvo prueba en contrario, cuando el acto sea contrario a la ley o a los estatutos sociales.”

Sociedad con pérdidas y en concurso

Si la empresa cierra el ejercicio con pérdidas acumuladas puede verse incursa en causa de disolución resultando los administradores obligados a convocar Junta que adopte medidas para remover esta causa (ampliación, reducción de capital…) o bien acordar la disolución de la compañía, procediéndose a la apertura de la fase de liquidación.
En este supuesto de causa de disolución, la obligación de convocar Junta debe hacerse en un plazo máximo de 2 meses desde que el administrador conozca esta situación. En aquellos casos en que las pérdidas son significativas, se presume que el administrador debe conocerla al menos al cierre del ejercicio.

Incluso podría darse la situación de que la empresa, aun no estando en causa de disolución por pérdidas sin embargo comience a tener dificultades para cumplir con sus obligaciones de pago, supuesto ante el que también habría que tomar decisiones.
Si el administrador no convoca Junta en ese plazo de dos meses o no toma decisiones o las toma tarde puede ser declarado responsable a título personal de las deudas de la sociedad.

Si una sociedad sufre pérdidas que reduzcan su patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social o entra en situación de insolvencia, sus administradores tienen que convocar a los socios a una junta general en el plazo de dos meses para que adopten los acuerdos necesarios para superar esa situación o, en caso contrario, acuerden disolver la sociedad o solicitar el concurso de acreedores, según proceda.

Además, si la junta no se llega a celebrar o no se logra alcanzar en ella ninguno de los anteriores acuerdos, los administradores deberán solicitar ante el juzgado la disolución o el concurso de la sociedad en el plazo de dos meses desde la fecha en que se celebró o debió celebrarse la junta.

Responsabilidad: En el caso de que no cumplan con sus obligaciones para el caso de insolvencia o graves pérdidas, los administradores responderán directamente con su propio patrimonio de las deudas que contraiga la sociedad con posterioridad al momento en que el patrimonio neto se situó por debajo de la mitad del capital social o se produjo la insolvencia de la sociedad.

En estos casos, serán los administradores quienes tengan que demostrar que las deudas existían con anterioridad a ese momento para evitar tener que responder de las mismas, ya que en caso contrario se presume que son de fecha posterior.

Basta con demostrar la situación de pérdidas o de insolvencia para que los administradores tengan que responder de las deudas de la sociedad, independientemente de que tuvieran conocimiento o no de esa situación. Además, la responsabilidad es solidaria, se le puede exigir directamente y en su totalidad a cualquiera de los administradores, sin necesidad de demandar a la sociedad o al resto de ellos.

¿Qué ocurre en aquellos casos en que los administradores se limitan a cesar en la actividad sin proceder a la liquidación o, al menos, a instar el correspondiente proceso concursal de la sociedad?

Es frecuente el caso de sociedades en las que, pese a hallarse incursas en una causa de disolución o habiendo llegado a una situación de insolvencia, sus administradores se limitan a cesar en la actividad sin proceder a su liquidación o, al menos, a instar el correspondiente proceso concursal. Para evitar los riesgos que para terceros y para los propios socios entraña la pervivencia de sociedades incursas en determinadas causas de disolución-conclusión de la empresa, se impone a los administradores de tales entidades la obligación de adoptar las medidas oportunas para eliminar dicha causa o, en su caso, promover la ordenada disolución de la sociedad en cualquiera de las formas previstas legalmente.

El incumplimiento de los administradores se produce si la causa de disolución subsiste por más de dos meses sin que los administradores hayan convocado la junta general que ha de acordar la disolución. Por el contrario, esta obligación no se incumple, si antes del término bimensual desaparece la causa de disolución (por ejemplo, en el caso de pérdidas que dejan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, mediante la reducción o el aumento del capital en medida suficiente), porque desaparecido el requisito previo del deber no hay tal deber y menos incumplimiento del mismo.

Por ello, si algún acreedor de la sociedad ejercitase una acción judicial de responsabilidad contra la sociedad y el administrador, por ser posible o probable que la sociedad haya incurrido en una causa legal de disolución, la presunción de negligencia o culpa del administrador en el ejercicio de sus funciones se refuerza con la falta de información registral y, por tanto, la imposibilidad para el acreedor de conocer la situación financiera de la compañía. Es decir, se produce la inversión de la carga de la prueba y corresponde al administrador demostrar que la sociedad demandada no está en causa de disolución o liquidación.

En definitiva, la condena personal y solidaria al pago de las deudas sociales con los patrimonios personales de los administradores por las deudas de las sociedades, en el caso de haber incumplido con las obligaciones inherentes a su cargo, como son convocar la junta general para acordar la necesaria disolución y liquidación de la sociedades cuando se encuentra incursa en las causas legalmente establecidas, se ven facilitadas por la inversión de la carga de la prueba que ha sido motivada por no haber depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil.