¿Qué debemos saber del nuevo régimen especial del criterio de caja en el IVA? ¿Le interesa aplicarlo?

Está previsto que, a partir de 2014, las empresas que facturen menos de 2 millones de euros y que opten por el nuevo régimen especial del IVA de caja no tengan que ingresar el IVA repercutido hasta que lo cobren. Sin embargo y pese a los beneficios que puede suponer para muchos profesionales autónomos y pequeñas empresas que acusan problemas de liquidez, este régimen especial del IVA de caja cuenta con requisitos y especificaciones que es necesario conocer de antemano, sin olvidarnos de que debemos analizar si nos interesa o no aplicarlo en nuestra empresa, y que muchas empresas se verán afectadas al tener como suministradores de bienes y servicios empresas que hayan optado por encuadrarse en dicho régimen especial.

A partir del próximo 1 de enero de 2014 entra en vigor la aplicación para PYMES y Autónomos del nuevo criterio para declarar el IVA, el criterio de caja.

Se trata de un régimen voluntario que podrán aplicar los sujetos pasivos del IVA cuyo volumen de operaciones durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros. En términos generales este régimen especial supone que el impuesto se devenga en el momento del cobro total o parcial del precio y que el derecho a la deducción de las cuotas soportadas nace en el momento del pago total o parcial del precio. No obstante hay que señalar que existe una fecha límite para el devengo del IVA (con independencia de que se haya cobrado o no), y para el nacimiento del derecho a la deducción y ésta es el 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en el que se haya realizado la operación. Por tanto, antes de optar por dicho régimen, es importante tener en cuenta que tampoco podrá deducirse el IVA soportado hasta que lo pague.

Una cuestión clave para los  empresarios y  profesionales con una facturación inferior  a los dos millones de euros será el determinar si a partir del 1 de enero de 2014 siguen con el régimen actual de IVA o les interesa acogerse al nuevo régimen especial del criterio de caja.

Además, debe tenerse en cuenta que las empresas que no opten por dicho régimen también se verán afectadas en el supuesto de tener como suministradores de bienes y servicios a empresas que hayan optado por encuadrarse en dicho régimen especial.

Para ayudarnos a decidir, vamos primero a describir brevemente en qué consiste este nuevo régimen especial de criterio de caja, y luego veremos las ventajas o inconvenientes de su posible aplicación.

¿Cuándo entra en vigor?

De acuerdo con lo establecido la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores, este régimen especial surtirá efectos desde 1 de enero de 2014.

¿Quiénes pueden aplicarlo?

Podrán aplicar el régimen especial del criterio de caja los sujetos pasivos del IVA …

1. Cuando el volumen de operaciones durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros y,
2. cuyos cobros en efectivo, respecto de un mismo destinatario durante el año natural, no supere los 100.000 euros.

A tener en cuenta:

• Se puede aplicar en el año de inicio de la actividad y para determinar si en el segundo año se aplica, el importe del volumen de operaciones del anterior se eleva al año.
• Para determinar el volumen de operaciones se computarán aquéllas respecto de las cuales se hubiera producido el devengo del IVA de acuerdo con las reglas generales del Impuesto (artº 75 LIVA), sin aplicar el devengo del régimen especial de caja.
• La exclusión tiene efectos al año siguiente al que se haya superado uno de los límites y, cuando vuelva a estar dentro de ellos, puede volver a optar.

¿Cómo acogerse al régimen de caja?

• Cuando se inicia la actividad, deberá ejercitarse al tiempo de presentar la declaración de comienzo de la actividad.
• En actividades ya iniciadas, durante el mes de diciembre anterior al inicio del año natural en el que deba surtir efecto.

Atención:

1. Se entiende prorrogada para los años siguientes en tanto no se produzca la renuncia al mismo o la exclusión de este régimen.
2. Todos aquellos obligados que quieran acogerse al mismo en el momento en que entre en vigor y estén desarrollando ya su actividad habrán de solicitarlo el próximo mes de diciembre.

La renuncia al régimen se ejercitará mediante comunicación a la AEAT a través de la presentación de la correspondiente declaración en el mes de diciembre anterior al inicio del año natural en el que deba surtir efecto y con efecto mínimo de 3 años.

¿Se aplica a todas las operaciones?

El régimen especial se referirá a todas las operaciones realizadas por el sujeto pasivo, salvo que aplique alguno de los siguientes regímenes especiales:

• Régimen simplificado
• Régimen de la agricultura, ganadería y pesca
• Régimen del recargo de equivalencia
• Régimen del oro de inversión
• Régimen de servicios prestados por vía electrónica
• Régimen de grupo de entidades

Atención. Tampoco será de aplicación este régimen cuando se trate de alguna de las siguientes operaciones:

• Entregas exentas por exportaciones de bienes y las operaciones asimiladas a las exportaciones
• Entregas exentas relativas a las zonas francas, depósitos y otros depósitos, regímenes aduaneros y fiscales
• Entregas exentas de bienes destinados a otro Estado miembro
• Importaciones y operaciones similares a las importaciones
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes
• Los supuestos de inversión del sujeto pasivo
• Autoconsumo de bienes y las operaciones asimiladas a las prestaciones de servicios

Devengo y repercusión del IVA

• El IVA se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos. Si este no se ha producido, el devengo se produce a 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se haya realizado la operación.

Ejemplo: Una operación realizada con fecha 15 de julio de 2014 y que con fecha 31 de diciembre de 2015, aún no se haya cobrado, deberá declararse el IVA devengado en la declaración del cuarto trimestre del 2015.

• La emisión de las facturas se realizará con los criterios generales, es decir, en el momento que se realiza la operación o siendo el destinatario un empresario o profesional 30 días después, no obstante en todo caso antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del IVA
• La repercusión del IVA en las operaciones a las que sea de aplicación este régimen especial deberá efectuarse al tiempo de expedir y entregar la factura correspondiente, pero se entenderá producida en el momento del devengo por el criterio de caja.

Deducción de las cuotas soportadas

• El derecho a la deducción de las cuotas soportadas nace en el momento del pago total o parcial del precio de los importes efectivamente satisfechos o, si este no se ha producido, el 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se haya realizado la operación.

Atención. Lo anterior será de aplicación con independencia del momento en que se entienda realizado el hecho imponible. A estos efectos, deberá acreditarse el momento del pago, total o parcial, del precio de la operación.

• Las cuotas soportadas se deberán consignar en la declaración-liquidación relativa al periodo de liquidación en que su titular haya pagado las cuotas deducibles o haya nacido el derecho a su deducción o en las de los sucesivos, siempre que no hubiera transcurrido el plazo de 4 años, contados a partir del nacimiento del mencionado derecho, caducando el mismo de no ejercerse en dicho plazo.

Caso de sujetos pasivos no acogidos al régimen especial y destinatarios de estas operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja

• De igual modo que los sujetos pasivos acogidos al régimen especial, la deducción de las cuotas soportadas se producirá en el momento del pago total o parcial del precio de las mismas, por los importes satisfechos o, si este no se ha producido, el 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se haya realizado la operación.

• Cuando los sujetos pasivos no acogidos al régimen especial del criterio de caja modifiquen la base imponible, por insolvencia del deudor, en ese momento se producirá el nacimiento del derecho a deducir las cuotas soportadas por el sujeto pasivo deudor, acogido al régimen especial, por las cuotas pendientes de deducción en la fecha en que se realice la modificación de la base imponible.

Obligaciones formales

En la Ley se establece que reglamentariamente se determinarán las obligaciones formales que deban cumplir los sujetos pasivos que apliquen este régimen especial. A continuación veremos cuales son estas previsiones reglamentarias.

Una vez entre en vigor el nuevo régimen, nos podemos encontrar con la situación de que una empresa pueda tener proveedores, algunos de ellos acogidos al criterio de caja y otros no, lo que implicará que las facturas que reciban de los primeros no van a poder deducirlas hasta que las paguen, mientras que las de los segundos podrán hacerlo aunque no las hayan satisfecho.

Por ello, para poder diferenciar las facturas que se hayan cobrado o pagado de las que no lo están, se pretenden introducir mayores obligaciones formales.

Sujetos pasivos incluidos en el régimen especial del criterio de caja:

• En el libro registro de facturas expedidas se hará indicación de las fechas de cobro de la operación, el importe cobrado y la cuenta o medio de cobro utilizado.
• En el libro registro de facturas recibidas, se indicarán la fechas  e importe de pago de cada una y el medio de pago utilizado.
• Toda factura expedida y sus copias, referentes a operaciones a las que sea aplicable el régimen especial, contendrá la mención de “régimen especial del criterio de caja”.

Sujetos pasivos no acogidos al régimen especial del criterio de caja que reciban facturas de empresarios y/o profesionales incluidos en el mismo:

• En el Libro registro de facturas recibidas se deberá señalar para aquellas operaciones incluidas en el régimen especial del criterio de caja la fecha, importe de cada una y el medio de pago utilizado.

¿Qué ocurre en los casos de declaración de concurso de acreedores?

Cuando los sujetos pasivos acogidos al régimen especial, o bien los sujetos pasivos destinatarios de las operaciones de un sujeto acogido entren en concurso, en la fecha del auto de declaración de concurso se producirá:

• El devengo de las cuotas repercutidas por el sujeto pasivo acogido al régimen especial que estuvieran pendientes de devengo a la fecha del auto.
• El nacimiento del derecho a la deducción de las cuotas soportadas por el sujeto pasivo respecto de las operaciones en las que haya sido destinatario y a las que haya sido de aplicación el régimen especial que estuvieran pendientes de deducción y pago.
• El nacimiento del derecho a la deducción de las cuotas soportadas, por el sujeto pasivo concursado acogido al régimen especial respecto de las operaciones que haya sido destinatario no acogidas a dicho régimen especial, que estuvieran pendientes de deducción y pago.
• El concursado deberá declarar las cuotas devengadas y ejercer el derecho a la deducción de las cuotas soportadas en la declaración-liquidación que se prevea en la norma reglamentaria. Según el Proyecto del Reglamento, en las declaraciones de los períodos en que se hubiera ejercitado el derecho a la deducción de las mismas.

¿Le interesa acogerse a este nuevo criterio de caja? Inconvenientes y Ventajas

La primera consideración que debemos hacer es sobre la reacción de nuestros clientes al conocer nuestra inclusión en este régimen especial. Estos pueden que opten por otros proveedores que no estén acogidos al régimen y que les posibiliten deducirse el IVA al recibir la factura, como hacían hasta ahora. Lo que les supone una ventaja financiera y una menor complejidad administrativa.

En otras palabras: habrá que ver caso por caso si es interesante acogerse al nuevo sistema o seguir como hasta ahora.

A tener en cuenta:

• Ya hemos indicado que los sujetos pasivos que opten por este sistema no podrán deducirse el IVA soportado hasta que no paguen las facturas que lo ha generado. De modo que para aquellos empresarios que presenten una cuenta de gastos compuesta mayoritariamente de gastos de personal y otros conceptos no sujetos o que no generen el derecho a la deducción del IVA soportado, puede ser interesante este nuevo régimen. SIn embargo, para quienes suelen soportar más IVA del que repercuten puede no resultar de interés este sistema. Es, entre otros, el caso de los contribuyentes acogidos al REDEME (Régimen de devolución mensual) que habitualmente declaran mayor IVA soportado que repercutido.
• Este sistema supone una mayor carga contable administrativa (habrá que controlar dos tipos de proveedores: los proveedores que se hayan acogido al criterio de caja y los que se mantengan en el sistema actual) y un aumento de las obligaciones formales y de control (Anotaciones en libros de facturas emitidas y recibidas. Problemática de anotar contablemente el día exacto en que a un empresario le van a pagar y el día en el que el empresario decide pagar para realizar las liquidaciones de acuerdo a este nuevo criterio de caja).

• Existe una fecha límite, el 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel que se haya realizado la operación, para el devengo del IVA, se haya cobrado o no. Por tanto, el contribuyente que se ha acogido al sistema de caja no está exento de forma indefinida de ingresar el IVA devengado, sino que tiene un plazo límite para hacerlo aunque no lo haya cobrado que es el 31 de diciembre del año siguiente a la emisión de la factura.
• La renuncia o exclusión del régimen determinará el mantenimiento de las normas reguladas en el mismo respecto de las operaciones efectuadas durante su vigencia. Así por ejemplo, las cuotas soportadas en un período en el que se estuviera en el régimen de caja mantienen sus reglas,  plazos y requisitos de deducción aunque se opte por la renuncia al régimen especial al final del ejercicio.

• En el caso de inicio de actividad para autónomos y PYMES en el que se tengan pocas facturas emitidas y muchas facturas recibidas, es un inconveniente, dado que interesa deducirse el IVA  cuanto antes.
• Si la empresa repercute más IVA del que soporta, en general, esto le beneficia e incluso puede obtener ahorros financieros adicionales. Pero si el impuesto soportado siempre supera al repercutido o si sus plazos de cobro son mucho más cortos que los de pago, es posible que incurra en mayores costes financieros.
• Para aquellas empresas que trabajen en un porcentaje elevado para administraciones públicas y tengan plazos de cobro altos, puede ser interesante este nuevo régimen del IVA.
• Cuando trabajamos para grandes empresas privadas este régimen es un inconveniente, porque estas empresas tiene que declarar todo su IVA repercutido y sin embargo no podrán deducirse las facturas que estén acogidas a este criterio de caja hasta que no se paguen. Esto puede condicionar la contratación de la empresa acogida al criterio de caja.

M. Romero Consultores
Consultoria de Empresas
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