Impulso de la factura electrónica para las empresas que trabajan para la Administración

De acuerdo con la nueva Ley 25/2013, de 27 de diciembre, la factura electrónica será de aplicación para todas las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas. Si bien, se podrán excluir del formato electrónico, las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.

En el BOE del día 28 de diciembre de 2013, se ha publicado la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

La aprobación de esta Ley hará posible el uso de la factura electrónica en el sector público y en el privado, lo que reducirá cargas administrativas y generará ganancias en eficiencia a las empresas.

Para la PYME, esta Ley pretende ser una garantía para agilizar los procedimientos de pago. Además incluye medidas dirigidas a mejorar la protección de los proveedores, donde lo más significativo es la obligación de presentación en un registro administrativo de las facturas expedidas por los servicios que presten o bienes que entreguen a una Administración Pública así como el impulso del uso de la factura electrónica en el sector público.

De esta manera, las empresas ganarán en eficiencia y los proveedores estarán más protegidos en sus relaciones comerciales. El hecho de su tramitación electrónica permitirá dejar constancia de las fechas de entrega, lo que será de gran utilidad a efectos de pago de intereses y retrasos en el pago.

La incorporación de nuevas tecnologías en la tramitación de facturas facilitará su seguimiento para el pago posterior. Así mismo, las Administraciones podrán controlar más efectivamente las facturas y así cumplir mejor los plazos de pago.

Obligación de presentar las facturas a las Administraciones públicas

En cuanto a la obligación de presentar las facturas a las administraciones públicas se establece que los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública, presentarán en el plazo de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de la mercancía o la prestación del servicio, la factura ante un registro administrativo.

Asimismo, los proveedores presentarán, y tramitarán electrónicamente, las facturas en un punto general de entrada de facturas electrónicas que deberán tener todas las Administraciones.

Habrá, por tanto, un punto único de entrada de facturas electrónicas por cada Administración (Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales), en el que se recibirán todas las facturas de entidades, entes y organismos vinculados o dependientes de esa Administración.

Por otro lado, a partir del 15 de enero de 2015, quedarán obligadas en todo caso al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las siguientes entidades:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupaciones de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

No obstante, se prevé la posibilidad de excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica, las facturas cuyo importe sea inferior a 5.000 euros.

Todas las facturas tendrán un formato estructurado, que se concretará en una Orden Ministerial, y estarán firmadas electrónicamente, con una firma basada en un certificado reconocido. Las Administraciones Públicas facilitaran a los proveedores el uso de instrumentos como el sello electrónico junto con la firma electrónica avanzada.

Asimismo, se matiza que la factura electrónica tendrá los mismos efectos tributarios que la factura en soporte papel y que podrá ser utilizada como justificante a efectos de permitir la deducibilidad de la operación.

Registro contable de facturas y procedimiento de tramitación

Todas las Administraciones Públicas tendrán la obligación de tener un registro contable de facturas, que estará gestionado por el órgano que tenga atribuida la gestión contable. Se crea un nuevo procedimiento de tramitación de facturas, obligatorio desde el 1 de enero de 2014, en el que se prioriza la remisión al órgano contable y, posteriormente, al órgano gestor, para un mejor control.

Órganos contables y órganos de control interno

La norma potencia a los órganos contables, que podrán efectuar requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de obligación, de las que ya se tendrá un conocimiento anticipado.

Igualmente, se fortalecen los órganos de control interno (la intervención correspondiente) que podrá acceder a la documentación justificativa y a la contabilidad en cualquier momento, y tendrá que elaborar un informe anual sobre el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.

Colaboración con la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Los registros contables de facturas -gestionados por las intervenciones correspondientes- remitirán a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por vía telemática, información sobre las facturas recibidas con el objeto de asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturación.

Intercambio de información

Se prevé un intercambio de información entre la Agencia Estatal de Administración Tributaria, los órganos de recaudación de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales, la Tesorería General de la Seguridad Social y los órganos pagadores de las Administraciones Públicas sobre deudores de las Administraciones y los pagos a los mismos, con el objeto de realizar las actuaciones de embargo o compensación que procedan.

M. Romero Consultores
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