Convocar Junta General por carta certificada o correo electrónico
Los estatutos de la sociedad pueden establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.
Un aspecto muy importante respecto a la Junta General es la forma en que se tiene que realizar la convocatoria a los socios.
Para convocar a sus socios a una Junta General, las pequeñas y medianas empresas, ya sean Sociedades Anónimas o Limitadas, siguen utilizando métodos tradicionales: la publicación de anuncios en los periódicos y el envío de burofaxes, telegramas y cartas certificadas por correo ordinario.
La Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece los distintos cauces que las sociedades de capital pueden utilizar para proceder a la convocatoria de sus Juntas Generales de socios. Y así, junto con el anuncio de convocatoria publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos establecidos en la Ley -o, en ausencia de dicha página, su publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia-, se admite que, por vía estatutaria, pueda establecerse que dicha convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, siempre y cuando, se asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.
Por consiguiente, si la sociedad no dispone de una página web (en los términos del artículo 11 bis de la LSC, lo que suele ser habitual por las complicaciones técnicas que ello comporta para la sociedad), la regla general es que dicha convocatoria de Junta se realice mediante la publicación en el BORME y en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia.
Ahora bien, como alternativa a dicha regla, los estatutos podrán regular la convocatoria “por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad“, lo cual posibilita (siempre que así lo especifiquen los estatutos), la convocatoria de Junta mediante el envío de una carta certificada a cada socio o por correo electrónico.
¿Se puede hacer por carta certificada con acuse de recibo o correo electrónico?
Sí, como hemos indicado siempre por vía estatutaria. Recientemente la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) se ha ocupado del tema en la Resolución de 25 de abril de 2016, y siguiendo la doctrina de la DGRN, llega a la conclusión de que la finalidad de todas las reformas ha sido la de simplificar la forma de convocar la Junta General de las sociedades de capital, como medio de minimizar costes de funcionamiento de la propia sociedad, incrementando así su competitividad y que “también se aprecia, en todas las reformas sucesivas, que en materia de sociedades limitadas es preferente lo que digan los estatutos sobre forma de convocar la Junta que el sistema o sistemas supletorios que en defecto de regulación estatutaria establezca la norma legal”.
Por tanto, sí es posible. Y la DGRN señala que todo ello debe llevarnos a la conclusión de que el precepto estatutario, en cuanto a la forma de convocar la Junta por correo certificado con acuse de recibo, perfectamente adecuada a la vigente regulación legal (artículo 173 LSC), sigue siendo aplicable pues su aplicabilidad en nada contraría la norma legal vigente en el momento de convocar la Junta, es más conforme con la voluntad de los socios que la establecieron como una las formas supletorias de la legal.
Sobre el uso del correo electrónico se ha pronunciado también la DGRN (Resoluciones de 28 de octubre de 2014 y 13 de enero de 2015) admitiendo su uso como medio de convocatoria, y sin necesidad de firma electrónica, si es complementado con algún procedimiento que permita el acuse de recibo del envío (como, por ejemplo, serían la solicitud de confirmación de lectura, u otros medios que permitan obtener prueba de la remisión y recepción de la comunicación).
