Guardar la documentación fiscal solo 4 años: ¿Por qué puede costarte caro?

Guardar la documentación fiscal solo cuatro años puede ser un error

Existe una creencia muy extendida entre empresarios y autónomos: «Pasados cuatro años, puedo tirar todas las facturas a la papelera porque el ejercicio ha prescrito». Aunque esta afirmación nace de una regla fiscal cierta, aplicarla a ciegas y de forma automatizada puede convertirse en un problema grave y costoso ante una inspección de Hacienda.

Una cosa es que haya prescrito el derecho de la Agencia Tributaria a revisar o liquidar nuevamente un ejercicio concreto, y otra muy diferente que los datos o saldos nacidos en ese año hayan dejado de tener consecuencias fiscales en tus declaraciones actuales.

La regla general de prescripción fiscal frente al derecho de comprobación

De acuerdo con el artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT), las deudas tributarias prescriben, por regla general, a los cuatro años. Este plazo se calcula desde el día siguiente a aquel en que finaliza el periodo legal para presentar la autoliquidación correspondiente.

Sin embargo, que un ejercicio esté prescrito no significa que la información contenida en él carezca de valor. Si un elemento surgido hace cinco o seis años sigue utilizándose en una declaración posterior (que todavía está abierta a revisión), tendrás que poder acreditar su origen.

Ejemplo práctico: Imaginemos que compraste maquinaria en 2019 y la estás amortizando a lo largo de 10 años. Si Hacienda revisa tu declaración del Impuesto sobre Sociedades de 2025, puede exigirte la factura de compra original de 2019 para comprobar si el gasto por amortización que te estás aplicando hoy es correcto.

Plazo especial de 10 años: Créditos fiscales y bases imponibles negativas

El supuesto más claro en el que la regla de los cuatro años se queda corta es cuando la empresa genera o aplica saldos fiscales a compensar.

El artículo 66 bis de la LGT concede a la Administración un plazo de hasta 10 años para iniciar la comprobación de:

• Bases imponibles negativas (BINs) en el Impuesto sobre Sociedades.
• Cuotas o saldos de IVA pendientes de compensación.
• Deducciones fiscales aplicadas o pendientes de aplicación.

Este plazo de diez años no empieza el día que emites la factura, sino a partir del día siguiente al término del plazo legal de presentación de la declaración en la que nació ese derecho.

La contabilidad por sí sola no basta: Criterio del TEAC

El tribunal administrativo, mediante la Resolución TEAC 7028/2022, ha aclarado que para justificar una base imponible negativa durante esos 10 años no es suficiente con aportar los libros contables o los modelos presentados. Es obligatorio conservar los soportes documentales físicos o digitales de las operaciones (facturas, contratos, justificantes bancarios) que originaron esa pérdida.

¿Qué ocurre cuando transcurren los 10 años?

Pasados los diez años, la Agencia Tributaria no puede comprobar ni modificar la cuantía de esa base o deducción. No obstante, si la empresa pretende seguir aplicando ese crédito fiscal en ejercicios posteriores no prescritos, mantiene la obligación de aportar la contabilidad y las liquidaciones correspondientes, así como acreditar el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.

Por tanto, ni siquiera cumplir la década supone una orden de eliminación automática si las cantidades siguen utilizándose.

Exigencias del Código de Comercio: El plazo mercantil de 6 años

A la normativa fiscal se le debe sumar la obligación en el ámbito mercantil. El artículo 30 del Código de Comercio fija que los empresarios deben conservar sus libros contables, correspondencia, facturas y justificantes concernientes a su negocio durante un periodo mínimo de 6 años, a contar desde el último asiento realizado.

Pautas y consejos para una gestión documental eficiente en la empresa

Para evitar pérdidas irreversibles de pruebas o sanciones por incumplimiento de conservación, es aconsejable implantar un protocolo de archivo claro dentro de la organización:

1. Clasificación por tipología documental: Separa los expedientes de gasto corriente (sujetos a los 4 o 6 años ordinarios) de aquellos relacionados con activo fijo, bienes de inversión, préstamos, deducciones y bases imponibles negativas.
2. Vinculación bidireccional: Asegúrate de que cada factura o contrato esté correctamente enlazado con su asiento en la contabilidad y su modelo fiscal. Un documento guardado pero ilocalizable pierde su validez probatoria.
3. Digitalización homologada: Apóyate en software de gestión documental o facturación que cuente con la homologación de la Agencia Tributaria. Esto permite digitalizar el papel destruyendo el formato físico sin perder validez legal ante Hacienda.
4. Criterio de eliminación prudente: Antes de triturar o borrar archivos antiguos, revisa que no contengan operaciones cuya amortización o compensación siga viva en la actualidad. En caso de duda, prima siempre el criterio más conservador.

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