A partir del 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas
Las Administraciones que así lo deseen podrán eximir de dicha obligación a las facturas de menor importe, pero en ningún caso quedarán eximidas las facturas que superen los 5.000 euros. Esta cambio sólo afectará a las sociedades y no a los profesionales o empresarios individuales que no se verán afectados por esta obligación y podrá seguir emitiendo todas sus facturas en papel.
Si presta servicios o entrega bienes a administraciones públicas, a partir del 15 de enero de 2015 será obligatorio facturar dichas operaciones electrónicamente, de acuerdo con la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. La expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica se regula en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
¿A quién afectará esta obligación?
Este cambio sólo afectará a determinadas sociedades. Por tanto, los profesionales o empresarios individuales no se verán afectados por esta obligación y podrá seguir emitiendo todas sus facturas en papel.
En concreto, la Ley 25/2013 establece que estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes:
a) Sociedades anónimas;
b) Sociedades de responsabilidad limitada;
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones temporales de empresas;
f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:
- Administración General del Estado (Estatal).
- Comunidades Autónomas (Autonómica).
- Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).
Y también a:
- Organismos autónomos.
- Universidades Públicas.
- Entidades de derecho público.
- Órganos constitucionales.
- Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
No hay obligación: exclusiones
No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
Además, quedan excluidas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales, y las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.
¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas (AA.PP)?
Hay dos formas de hacerlo:
- Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
- Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
Atención. En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las AA.PP
También puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
- Estar firmadas electrónicamente.
- Indicar el destinatario de la factura electrónica.
¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?
Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.
El programa informático o servicio de facturación que emplee le indicará cómo usarlo.
En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.
¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?
Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.
En particular, deberá identificar:
- oficina contable
- órgano gestor
- unidad tramitadora
La administración le proporcionará la información necesaria.
¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?
Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.
El BOE del día 21 de octubre se ha publicado la Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).
El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:
- a través del portal Web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
- mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.
Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.
¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?
Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas. Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.
FACe
FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 de Enero de 2015, siendo voluntario antes de dicha fecha.
La Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva – ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc.
Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones.
El punto ofrece un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática.
Además el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas.
M. Romero Consultores
Consultoria de Empresas
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